Patokan yang banyak dipakai untuk kapan menyebar undangan pernikahan: undangan lengkap dikirim tiga sampai empat minggu sebelum acara (H-30 sampai H-21), dengan kabar tanggal lebih awal untuk tamu luar kota dan pengingat singkat dua atau tiga hari sebelum hari-H. Angka pastinya kalian tentukan dari dua hal: kapan detail acara sudah final, dan kapan katering meminta jumlah tamu.
Patokan waktu per kelompok tamu
Tidak semua tamu perlu dikabari di hari yang sama. Yang harus menyiapkan perjalanan, cuti, atau penginapan butuh waktu lebih panjang dari tetangga satu kompleks.
| Kelompok tamu | Kabar tanggal | Undangan lengkap | Pengingat |
|---|---|---|---|
| Keluarga inti dan yang bertugas | Segera setelah tanggal disepakati | Paling awal, begitu undangan siap | Lewat telepon atau grup keluarga |
| Keluarga dan sahabat luar kota | Dua sampai tiga bulan sebelumnya | H-30 sampai H-21 | H-3 sampai H-2 |
| Tamu lokal: teman, kantor, tetangga | Tidak perlu | H-30 sampai H-21 | H-3 sampai H-2, ke yang sudah konfirmasi hadir |
| Tamu akad saja | Bersamaan dengan keluarga inti | Bersamaan dengan undangan resepsi | H-2, sertakan jam datang |
Kabar tanggal bukan undangan. Cukup pesan pribadi seperti "Insyaallah kami menikah 12 Desember di Padang, undangannya menyusul." Jangan sebut jam atau gedung kalau belum pasti.
Syarat sebelum undangan lengkap dikirim
Undangan lengkap baru dikirim ketika empat hal ini sudah tidak akan berubah:
- Tanggal dan jam akad sudah dikonfirmasi ke KUA atau penghulu. Pendaftaran kehendak nikah paling lambat 10 hari kerja sebelum akad (PMA No. 20 Tahun 2019), dan jadwal penghulu bisa menggeser jam akad yang sudah kalian bayangkan.
- Venue sudah dibayar uang muka, dengan jam sewa tertulis.
- Jam setiap sesi resepsi sudah final, termasuk pembagian sesi tamu bila ada.
- Daftar tamu sudah lengkap dengan nomor WhatsApp. Caranya ada di cara menyusun daftar tamu pernikahan.
Sebelum menekan kirim, periksa undangannya dari HP lain dengan checklist undangan digital sebelum disebar.
Hitung mundur dari batas katering
Cara paling praktis menentukan tanggal sebar adalah bekerja mundur dari tanggal katering meminta jumlah tamu final. Tanyakan tanggal itu saat tanda tangan kontrak, karena setiap katering punya aturannya sendiri.
Dari situ, tetapkan batas RSVP beberapa hari sebelumnya, supaya ada waktu menghubungi tamu yang belum menjawab. Lalu beri tamu sekitar tiga minggu untuk menjawab. Hasilnya adalah tanggal sebar kalian.
Contoh: jadwal Rangga dan Puti
Rangga dan Puti menggelar akad dan resepsi pada Sabtu, 12 Desember 2026. Separuh keluarga Puti tinggal di Padang, sementara acara di Jakarta. Katering mereka meminta jumlah tamu final pada Sabtu, 5 Desember (H-7).
- Senin, 28 September (H-75): kabar tanggal ke keluarga di Padang, supaya mereka bisa mencari tiket sebelum musim liburan akhir tahun.
- Sabtu, 14 November (H-28): undangan lengkap ke semua tamu, dimulai dari keluarga luar kota pagi harinya.
- Rabu, 2 Desember (H-10): batas RSVP. Hari itu dan esoknya mereka menelepon tamu penting yang belum menjawab.
- Sabtu, 5 Desember (H-7): jumlah tamu final dikirim ke katering.
- Kamis, 10 Desember (H-2): pengingat berisi jam dan link peta ke tamu yang sudah konfirmasi hadir.
Tanggal-tanggal ini ilustrasi. Ganti dengan batas dari katering dan jadwal keluarga kalian sendiri, lalu masukkan ke timeline persiapan.
Tamu luar kota dan musim libur
Kalau acara jatuh dekat libur panjang, akhir tahun, atau musim mudik, kabari tamu luar kota lebih awal dari biasanya. Tiket dan penginapan pada periode itu cepat habis, dan tamu yang baru tahu tiga minggu sebelumnya mungkin tidak bisa datang meskipun ingin.
Tamu yang perlu cuti dari kantor juga butuh waktu. Sebut tanggal dan kota di kabar awal, dan tawarkan informasi penginapan dekat venue bila kalian punya.
Undangan cetak dan digital
Waktu sampai di tangan tamu sebaiknya sama untuk keduanya, sekitar tiga sampai empat minggu sebelum acara. Bedanya ada di persiapan. Undangan cetak perlu waktu desain, cetak, dan antar, jadi tanyakan perkiraan waktu kerjanya ke percetakan dan mulai dari situ. Undangan digital bisa dikirim begitu isinya selesai diperiksa.
Banyak keluarga memakai keduanya: cetak untuk tamu sepuh dan tokoh yang dihormati, digital untuk sisanya. Pertimbangannya dibahas di undangan digital vs undangan cetak.
Terlalu awal atau terlambat
Undangan lengkap yang dikirim dua bulan sebelumnya mudah terlupa, dan peluang ada detail yang berubah lebih besar. Kalau terpaksa mengirim seawal itu, rencanakan pengingat tambahan sekitar dua minggu sebelum acara.
Undangan yang baru tiba seminggu sebelumnya membuat tamu kesulitan mengatur jadwal, dan sebagian bisa merasa diundang belakangan. Kalau memang terpaksa, misalnya karena acara dipercepat, telepon tamu penting dulu, baru kirim linknya.
Pengingat tidak perlu mengulang seluruh undangan
Pengingat cukup berisi hari, jam, dan link untuk membuka peta. Kirim ke tamu yang sudah konfirmasi hadir, bukan ke semua orang.
Hai, Dita. Mengingatkan acara kami hari Sabtu, 12 Desember, pukul 11.00 ya. Lokasi dan petanya ada di sini: [link undangan]. Kalau rencana hadirnya berubah, kabari kami saja. Terima kasih.
Jangan mengirim pengingat berulang hanya karena pesan belum dibalas. Tamu yang belum menjawab mungkin belum bisa memastikan jadwal. Contoh pesan undangan dan pengingat lainnya ada di contoh kata-kata undangan digital, dan urutan kerja kirimnya di cara menyebarkan undangan digital lewat WhatsApp.
Kalau detail acara berubah setelah undangan terkirim
Perbarui undangannya dulu, lalu kirim pesan yang menyebut perubahannya secara jelas, misalnya "jam resepsi maju menjadi 10.00" atau "lokasi pindah ke Gedung Serbaguna Mawar". Memperbarui halaman saja tidak cukup, karena tamu jarang membuka ulang undangan yang sudah mereka baca.
Di Yumevite, link yang sudah terkirim langsung menampilkan versi terbaru, jadi kamu cukup mengirim pesan pemberitahuan tanpa link baru. Untuk mencatat tanggal kabar awal, sebar, dan batas RSVP, kamu bisa memakai checklist persiapan dan timeline H-180 sampai hari-H yang gratis untuk setiap akun.
Pertanyaan yang sering muncul
Bolehkah menyebar undangan dua bulan sebelum acara?
Boleh, terutama untuk tamu luar kota. Tambahkan pengingat sekitar dua minggu sebelum acara supaya tidak terlupa.
Apakah seminggu sebelum acara masih sopan?
Untuk tamu lokal yang dekat, masih bisa diterima. Untuk keluarga, tokoh yang dihormati, dan tamu luar kota, terlalu mepet. Telepon mereka dulu sebelum mengirim link.
Kapan mengirim undangan ke grup WhatsApp?
Setelah undangan personal untuk anggota grup yang dekat sudah terkirim. Orang yang dekat dengan kalian sebaiknya tidak tahu dari grup lebih dulu.
Kapan batas RSVP yang ideal?
Beberapa hari sebelum batas jumlah tamu dari katering. Penjelasan lengkapnya ada di apa itu RSVP undangan pernikahan.
