Seminggu sebelum acara bukan waktunya mengganti seluruh desain. Fokus pada informasi yang akan dipakai tamu untuk benar-benar datang. Perubahan kecil seperti pintu masuk venue atau jam sesi bisa berdampak lebih besar daripada warna ornamen.
Periksa informasi yang dipakai di perjalanan
Cek tanggal dan jam di semua bagian undangan, nama venue, alamat, tautan peta, titik drop-off, parkir, dan kontak yang bisa dihubungi pada hari H. Pastikan peta mengarah ke pintu yang benar, bukan sekadar tengah kompleks. Coba buka link dari ponsel lain.
Periksa data tamu dan konfirmasi
Bandingkan tamu yang sudah RSVP dengan daftar yang dikirim ke catering atau koordinator. Periksa batas pax per undangan, nama ganda, dan nomor WhatsApp yang keliru. Siapkan cara mencatat tamu yang mengubah jawaban mendekati hari acara. Jangan menganggap tamu yang belum membalas otomatis tidak datang.
Periksa tampilan dan perubahan terakhir
Pastikan foto, musik, dan tombol buka undangan berfungsi di jaringan seluler. Bila ada perubahan lokasi atau jam setelah undangan disebar, kirim pesan perubahan yang jelas kepada penerima terdampak. Jangan berharap semua orang akan membuka ulang link. Panduan checklist sebelum sebar berguna untuk pemeriksaan awal, sedangkan daftar H-7 ini untuk verifikasi operasional.
Simpan satu versi final informasi acara yang dipegang pasangan, keluarga, dan koordinator. Semakin sedikit versi yang beredar, semakin kecil risiko tamu mendapat arahan yang berbeda.
Pertanyaan yang sering muncul
Siapa yang perlu memegang versi final?
Pasangan, keluarga yang menjawab tamu, koordinator acara, dan petugas venue. Satu ringkasan final mengurangi risiko mereka memberi jam atau pintu masuk yang berbeda.
Apakah perubahan kecil perlu diumumkan?
Jika memengaruhi perjalanan, kedatangan, atau pilihan hadir, ya. Perubahan warna desain tidak perlu, tetapi pergantian pintu masuk atau jam acara sebaiknya dikirim langsung.
