Souvenir pernikahan yang berguna adalah barang yang tamu pakai lagi minggu depan: tas kain, pouch, alat makan lipat, atau makanan yang habis dalam sehari. Sebelum memilih barangnya, tentukan dulu aturan pembagian (per undangan atau per orang), karena aturan itu yang menentukan jumlah pesanan dan sebagian besar biaya.
Di bawah ini ada daftar ide beserta kelemahannya, cara menghitung jumlah, jadwal pemesanan, dan cara membagikan di lokasi tanpa membuat antrean.
Ide souvenir yang dipakai lagi
Pilih dari kebiasaan tamu kalian. Tamu yang banyak bepergian dengan motor akan memakai barang kecil yang muat di tas. Tamu keluarga besar di kampung mungkin lebih senang dengan barang dapur.
| Ide | Kenapa berguna | Yang perlu dicek |
|---|---|---|
| Tas kain lipat | Dipakai belanja, ringan dibawa pulang | Jahitan pegangan, ukuran saat dilipat |
| Pouch kecil | Tempat kabel, kosmetik, obat | Ritsleting, bahan tidak mudah kusut |
| Alat makan lipat | Dibawa ke kantor atau sekolah | Bahan aman untuk makanan, ada wadahnya |
| Handuk kecil | Dipakai di rumah atau olahraga | Daya serap, warna tidak luntur |
| Tanaman kecil atau benih | Bertahan lama kalau dirawat | Repot dibawa tamu yang naik kendaraan umum |
| Kue kering atau makanan kemasan | Habis, tidak menumpuk di lemari | Tanggal kedaluwarsa, label komposisi |
Satu catatan soal nama dan tanggal pernikahan: semakin besar tulisannya, semakin kecil kemungkinan barang itu dipakai di luar rumah. Taruh di kartu kecil atau label yang bisa dilepas, bukan di badan barang.
Hitung jumlah dari aturan pembagian
Ada dua aturan yang umum. Per undangan berarti satu paket untuk satu nama di daftar tamu, berapa pun orang yang datang. Per orang berarti setiap tamu yang datang mendapat satu. Selisihnya bisa besar karena satu undangan keluarga sering berisi tiga sampai empat orang.
Langkah menghitungnya:
- Ambil jumlah undangan dari daftar tamu yang sudah dirapikan, bukan perkiraan kasar.
- Kalau aturan per orang, kalikan dengan rata-rata orang per undangan. Pisahkan undangan keluarga dari undangan perorangan supaya angkanya tidak meleset.
- Tambahkan paket untuk orang yang sudah ditetapkan menerima: keluarga inti, panitia, pengisi acara, vendor.
- Tambahkan cadangan sesuai keputusan kalian. Tidak ada angka standar; cadangan 5 sampai 10 persen sering dipakai sebagai patokan pribadi.
Contoh: Dimas dan Ayu menghitung souvenir
Dimas dan Ayu mengirim 200 undangan: 120 untuk keluarga dan 80 untuk teman kantor. Mereka memilih aturan per undangan karena paketnya berupa satu toples kue untuk dibawa pulang ke rumah.
- Undangan: 200 paket
- Keluarga inti dan panitia: 15 paket
- Cadangan pilihan mereka: 15 paket
- Total pesanan: 230 paket
Kalau mereka memakai aturan per orang dengan rata-rata 2,5 orang untuk undangan keluarga, jumlahnya menjadi 300 + 80 + 15 + 15 = 410. Angka ini yang membuat mereka tetap memilih per undangan.
Bandingkan total biaya, bukan harga satuan
Harga satuan barang biasanya belum termasuk semua ini:
- Cetak nama atau sablon, sering dihitung per warna
- Kemasan, pita, kartu ucapan
- Ongkos kirim ke rumah atau langsung ke venue
- Minimum pesanan yang memaksa kalian membeli lebih
Minta contoh fisik sebelum produksi dan setujui desain tulisan secara tertulis. Satu salah ketik tanggal akan tercetak di ratusan barang. Pertanyaan lain untuk penjual ada di daftar pertanyaan untuk vendor, lalu catat angkanya di rencana anggaran.
Kapan memesan
Pesan sekitar dua bulan sebelum acara. Waktu itu cukup untuk produksi, pengiriman, dan menukar barang yang cacat. Barang yang dicetak khusus atau dipesan dari luar kota butuh lebih lama, jadi tanyakan waktu produksinya sejak awal.
Makanan kemasan berbeda. Pesan lebih awal untuk mengunci slot, tetapi minta dibuat dan dikirim sedekat mungkin dengan hari acara supaya masa simpannya masih panjang saat tamu menerimanya.
Membagikan di lokasi
Souvenir yang dibagikan saat tamu pulang sering membuat antrean di pintu keluar, berbarengan dengan tamu yang ingin berfoto. Tentukan tiga hal ini sebelum hari-H:
- Siapa penerima kiriman. Satu orang yang mengecek jumlah dus saat barang datang ke venue.
- Kapan dibagikan. Saat tamu mengisi buku tamu atau saat pulang. Kipas atau barang yang dipakai selama acara harus dibagikan di awal.
- Cara menandai. Kupon dari meja penerima tamu memudahkan aturan per undangan, karena petugas tidak perlu menebak.
Pisahkan paket untuk keluarga inti dan panitia di kotak berlabel. Tugas penerima tamu dan petugas souvenir bisa dibagi bersama panitia lain seperti di panduan pembagian tugas persiapan pernikahan.
Kesalahan yang sering terjadi
- Memesan sebelum daftar tamu selesai. Jumlah pesanan lalu ditebak, dan kekurangan baru terasa di hari-H. Tunggu sampai kuota tiap pihak dikunci.
- Menyetujui desain lewat telepon. Ejaan nama dan tanggal perlu dicek di file final, oleh dua orang.
- Lupa barang dipakai selama acara. Kipas dan payung lipat berguna kalau dibagikan saat tamu datang, bukan saat pulang.
- Tidak menyiapkan tempat penyimpanan. Ratusan dus butuh ruang kering di venue atau rumah. Tanyakan ke pengelola gedung kapan barang boleh diantar.
Satu hal lagi: catat siapa yang memegang sisa barang setelah acara. Tanpa catatan, dus cadangan sering tertinggal di gedung.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah souvenir wajib ada?
Tidak. Sebagian pasangan menggantinya dengan kotak makanan untuk dibawa pulang atau tidak memberi souvenir sama sekali. Keluarga kalian mungkin punya harapan sendiri, jadi bicarakan sebelum memutuskan.
Souvenir apa yang aman untuk tamu dari berbagai latar?
Barang nonmakanan seperti tas kain atau pouch. Kalau memilih makanan, cantumkan komposisinya dan pastikan labelnya jelas untuk tamu yang punya pantangan.
Per undangan atau per orang, mana yang lebih umum?
Keduanya dipakai. Per undangan lebih mudah dihitung dan dibagikan dengan kupon. Per orang terasa lebih adil kalau souvenirnya barang pribadi seperti pouch atau handuk.
Bagaimana kalau souvenir tersisa banyak?
Bagikan ke tetangga dan kerabat yang membantu, atau simpan untuk ucapan terima kasih setelah acara. Contoh pesannya ada di ucapan terima kasih setelah pernikahan.
