Bagi tamu satu kota, alamat gedung mungkin cukup. Bagi keluarga yang naik kereta atau pesawat, informasi kecil dalam undangan bisa menentukan apakah perjalanan mereka tenang atau melelahkan. Saat menyusun undangan, bayangkan orang yang baru pertama kali datang ke kota acara.
Enam informasi yang paling membantu
Cantumkan nama venue lengkap, alamat yang bisa disalin, tautan peta yang sudah diuji, jam mulai dan perkiraan sesi, petunjuk parkir atau drop-off, serta kontak keluarga atau panitia untuk hari acara. Jika ada beberapa pintu masuk, jelaskan pintu mana yang dipakai tamu. Jangan mengganti petunjuk lokasi hanya dengan foto gedung.
Bila kamu menyiapkan rekomendasi penginapan, tulis sebagai pilihan, bukan fasilitas yang otomatis ditanggung. Untuk acara di tempat terpencil, sebutkan bila sinyal sulit atau akses kendaraan umum terbatas. Informasi ini lebih berguna daripada dekorasi tambahan.
Uji dari perspektif pendatang
Kirim undangan kepada satu orang yang belum pernah ke venue. Minta dia menjawab: kapan harus tiba, ke pintu mana, dan siapa yang bisa dihubungi bila tersesat. Jika jawabannya belum jelas, rapikan bagian lokasi. Panduan informasi lokasi dan jam undangan bisa menjadi pemeriksaan tambahan.
Untuk tamu dekat yang perlu perencanaan lebih lama, kirim save the date lebih dulu, lalu undangan final setelah detail perjalanan siap.
Pertanyaan yang sering muncul
Perlukah menulis hotel di undangan?
Bisa sebagai rekomendasi jika banyak tamu luar kota, tetapi tandai sebagai pilihan. Jelaskan secara terpisah jika keluarga memang menyediakan kamar atau transportasi.
Bagaimana jika venue sulit dicari?
Tambahkan patokan yang nyata, pintu masuk, dan kontak hari H. Minta orang yang belum mengenal lokasi menguji petunjuk itu sebelum undangan disebar.
